Legal

Política de privacidad

Vigente desde el 7 de octubre de 2026 · Última actualización: 17 de octubre de 2026

Esta política explica qué datos recopila Scalab AI ("Scalab", "nosotros"), para qué los usamos, con quién los compartimos, cómo los protegemos y cómo puedes ejercer tus derechos. Aplica al sitio scalab-ai.com y a la plataforma app.scalab-ai.com (la "Plataforma").

1. Responsable del tratamiento

Andrés Felipe Pinilla Vera · RUT 1001169343-1 · CL 81 # 108-16, Barrio Bolivia, Bogotá, Colombia · andres.pinilla@scalab-ai.com · +57 316 753 8819.

2. Qué datos recopilamos

Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, contraseña (guardada cifrada), negocio al que perteneces y rol.
Datos que tu negocio gestiona en la Plataforma: contactos de tus clientes (nombre, teléfono, correo), conversaciones y archivos que llegan por los canales que conectas (WhatsApp, LinkedIn, Instagram, correo), leads de formularios de anuncios que importas, notas, etapas del pipeline y documentos de tu base de conocimiento.
Datos de Google cuando conectas Google Calendar (ver sección 4).
Datos técnicos y de uso: registros de actividad, dirección IP, tipo de navegador y eventos necesarios para operar, proteger y mejorar el servicio.
Sitio web: guardamos en tu navegador la preferencia de idioma. No usamos cookies publicitarias.

3. Para qué los usamos

Prestar la Plataforma: bandeja de mensajes, CRM, agentes de IA, agenda, reportes y analítica.
Que los agentes de IA que tu negocio configura respondan a tus clientes con la información que tú les das.
Soporte, seguridad, prevención de fraude y cumplimiento legal.
Comunicaciones sobre tu cuenta y el servicio.

4. Datos de Google (Google Calendar)

La conexión con Google es opcional. Cuando un usuario conecta su cuenta en Configuración → Integraciones → Google Calendar, Scalab solicita únicamente estos permisos:

Permiso	Para qué lo usamos
`openid`, `email`, `profile`	Identificar qué cuenta de Google conectaste y mostrar su correo en la Plataforma.
`calendar.freebusy`	Consultar los horarios ocupados de tu calendario para calcular los espacios libres de tu agenda. No accedemos al título, la descripción ni los invitados de tus eventos.
`calendar.events`	Crear, mover y cancelar únicamente las reuniones que tú, tu link de agenda o tu agente de IA reservan desde Scalab (con enlace de Google Meet e invitación al cliente). No leemos ni modificamos otros eventos de tu calendario.

Qué guardamos: el correo de la cuenta conectada, los tokens de acceso de Google (cifrados con AES-256-GCM) y, por cada reunión creada desde Scalab, su fecha, duración, invitado, enlace de Meet e identificador del evento.

Uso limitado. El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google se ajustan a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso limitado. En concreto:

Usamos los datos de Google solo para ofrecer y mejorar la función de agenda que ves en la Plataforma.
No vendemos los datos de Google ni los usamos para publicidad, perfiles publicitarios o evaluación crediticia.
No usamos los datos de Google para entrenar modelos de inteligencia artificial generalizados.
No transferimos los datos de Google a terceros, salvo lo necesario para prestar la función (por ejemplo, proponer a tu cliente los horarios libres), para cumplir la ley o con tu consentimiento.
Ninguna persona de Scalab lee tus datos de Google, salvo con tu permiso expreso, por seguridad o por obligación legal.

Cómo revocar el acceso: en la Plataforma, botón Desconectar en Integraciones → Google Calendar (eliminamos los tokens guardados), o en cualquier momento desde myaccount.google.com/permissions.

5. Datos de Meta (WhatsApp, Instagram y Facebook)

Cuando un negocio conecta su cuenta de WhatsApp Business, Instagram o Facebook, Scalab recibe de Meta, a través de sus API oficiales, solo lo necesario para operar esos canales:

Los mensajes, archivos y estados de entrega de las conversaciones del negocio con sus clientes, con el nombre de perfil y el número o usuario de cada cliente.
El identificador de la cuenta de WhatsApp Business, del número y de las plantillas de mensaje del negocio.
Los leads de formularios de anuncios, cuando el negocio decide importarlos.
Los tokens de acceso que Meta entrega al conectar la cuenta, guardados cifrados con AES-256-GCM.

Usamos estos datos únicamente para mostrar y responder las conversaciones en la Plataforma, enviar los mensajes y campañas que el negocio decide y generar sus reportes. No los vendemos, no los usamos para publicidad ni para crear perfiles, y no los combinamos con datos de otros negocios. Tratamos estos datos de acuerdo con las Condiciones de la Plataforma de Meta y las políticas de WhatsApp Business. El negocio puede desconectar el canal en cualquier momento y pedir la eliminación de los datos según nuestra página de Eliminación de datos.

6. Con quién compartimos los datos

No vendemos datos personales. Los compartimos solo con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, bajo acuerdos de confidencialidad y solo en la medida necesaria:

Infraestructura y almacenamiento: DigitalOcean (servidores y archivos) y MongoDB Atlas (base de datos).
Canales de mensajería: Meta (WhatsApp, Instagram), LinkedIn y los proveedores de conexión que el negocio elige (por ejemplo, Unipile).
Inteligencia artificial: proveedores de modelos de lenguaje (por ejemplo, OpenAI y DeepSeek) procesan el texto necesario para generar las respuestas de los agentes. No les permitimos usarlo para entrenar sus modelos, de acuerdo con sus condiciones de API.
Google: para la agenda, según la sección 4.
Autoridades, cuando la ley lo exija.

7. Datos de los clientes de tu negocio

Cuando tu negocio usa Scalab para atender a sus propios clientes, tu negocio es el responsable de esos datos y Scalab actúa como encargado: los tratamos solo para prestarte el servicio y según tus instrucciones. Tu negocio debe contar con la autorización de sus clientes para contactarlos por los canales que use.

8. Seguridad

Usamos cifrado en tránsito (HTTPS), cifrado de credenciales y tokens, separación de datos por negocio, control de acceso por roles y registros de actividad. Ningún sistema es infalible; si detectamos un incidente que te afecte, te lo notificaremos.

9. Conservación y eliminación

Conservamos los datos mientras tu cuenta esté activa o mientras sean necesarios para las finalidades descritas. Si cierras tu cuenta o lo solicitas (ver Eliminación de datos), eliminamos o anonimizamos tus datos en un plazo máximo de 30 días, salvo los que debamos conservar por ley. Los tokens de Google se eliminan apenas desconectas el calendario.

10. Tus derechos

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia (y la normativa aplicable en tu país), puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, revocar la autorización y pedir prueba de ella. Escríbenos a andres.pinilla@scalab-ai.com. Respondemos consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en máximo 15 días hábiles. También puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Menores de edad

La Plataforma está dirigida a empresas y no a menores de 18 años. No recopilamos conscientemente datos de menores.

12. Cambios

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión aquí con su fecha y, si el cambio es importante, te avisaremos por correo o en la Plataforma.

Legal

Privacy Policy

Effective October 7, 2026 · Last updated: October 17, 2026

This policy explains what data Scalab AI ("Scalab", "we") collects, how we use it, who we share it with, how we protect it, and how you can exercise your rights. It applies to scalab-ai.com and to the platform at app.scalab-ai.com (the "Platform").

1. Data controller

Andrés Felipe Pinilla Vera · Tax ID (RUT) 1001169343-1 · CL 81 # 108-16, Barrio Bolivia, Bogotá, Colombia · andres.pinilla@scalab-ai.com · +57 316 753 8819.

2. Data we collect

Account data: name, email, password (stored encrypted), the business you belong to and your role.
Data your business manages in the Platform: your customers' contact details (name, phone, email), conversations and files received through the channels you connect (WhatsApp, LinkedIn, Instagram, email), ad-form leads you import, notes, pipeline stages and knowledge-base documents.
Google data when you connect Google Calendar (see section 4).
Technical and usage data: activity logs, IP address, browser type and events needed to operate, secure and improve the service.
Website: we store your language preference in your browser. We do not use advertising cookies.

3. How we use it

To provide the Platform: inbox, CRM, AI agents, scheduling, reports and analytics.
So the AI agents your business configures can answer your customers using the information you give them.
Support, security, fraud prevention and legal compliance.
Communications about your account and the service.

4. Google data (Google Calendar)

Connecting Google is optional. When a user connects their account under Settings → Integrations → Google Calendar, Scalab requests only these scopes:

Scope	How we use it
`openid`, `email`, `profile`	To identify which Google account you connected and show its email in the Platform.
`calendar.freebusy`	To read your calendar's busy times and compute the free slots of your booking page. We do not access event titles, descriptions or attendees.
`calendar.events`	To create, reschedule and cancel only the meetings booked through Scalab by you, your booking link or your AI agent (with a Google Meet link and an invitation to the customer). We do not read or modify any other event in your calendar.

What we store: the connected account's email, Google access tokens (encrypted with AES-256-GCM) and, for each meeting created from Scalab, its date, duration, attendee, Meet link and event ID.

Limited Use. Scalab's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Specifically:

We use Google data only to provide and improve the user-facing scheduling feature in the Platform.
We do not sell Google data or use it for advertising, ad profiling or credit evaluation.
We do not use Google data to train generalized artificial-intelligence models.
We do not transfer Google data to third parties except as needed to provide the feature (for example, offering free time slots to your customer), to comply with the law, or with your consent.
No Scalab personnel read your Google data unless you explicitly allow it, for security reasons, or when required by law.

How to revoke access: in the Platform, click Disconnect under Integrations → Google Calendar (we delete the stored tokens), or at any time at myaccount.google.com/permissions.

5. Meta data (WhatsApp, Instagram and Facebook)

When a business connects its WhatsApp Business, Instagram or Facebook account, Scalab receives from Meta, through its official APIs, only what is needed to operate those channels:

The messages, files and delivery statuses of the business's conversations with its customers, with each customer's profile name and phone number or username.
The IDs of the business's WhatsApp Business account, phone number and message templates.
Lead-ad form leads, when the business chooses to import them.
The access tokens Meta issues when the account is connected, stored encrypted with AES-256-GCM.

We use this data only to display and answer conversations in the Platform, send the messages and campaigns the business decides to send, and produce its reports. We do not sell it, use it for advertising or profiling, or combine it with other businesses' data. We handle this data in accordance with the Meta Platform Terms and WhatsApp Business policies. The business can disconnect the channel at any time and request deletion as described on our Data deletion page.

6. Who we share data with

We do not sell personal data. We share it only with providers that help us deliver the service, under confidentiality agreements and only as needed:

Infrastructure and storage: DigitalOcean (servers and files) and MongoDB Atlas (database).
Messaging channels: Meta (WhatsApp, Instagram), LinkedIn and the connection providers the business chooses (for example, Unipile).
Artificial intelligence: language-model providers (for example, OpenAI and DeepSeek) process the text needed to generate the agents' replies. We do not allow them to use it to train their models, under their API terms.
Google: for scheduling, as described in section 4.
Authorities, when required by law.

7. Your business's customer data

When your business uses Scalab to serve its own customers, your business is the controller of that data and Scalab acts as a processor: we process it only to provide the service and according to your instructions. Your business must have its customers' authorization to contact them through the channels it uses.

8. Security

We use encryption in transit (HTTPS), encryption of credentials and tokens, per-business data isolation, role-based access control and activity logs. No system is infallible; if we detect an incident that affects you, we will notify you.

9. Retention and deletion

We keep data while your account is active or while it is needed for the purposes described. If you close your account or ask us to (see Data deletion), we delete or anonymize your data within 30 days, except data we must keep by law. Google tokens are deleted as soon as you disconnect your calendar.

10. Your rights

Under Colombian Law 1581 of 2012 and Decree 1377 of 2013 (and the law applicable in your country), you may access, update, correct and delete your data, revoke your authorization and request proof of it. Write to andres.pinilla@scalab-ai.com. We answer inquiries within 10 business days and complaints within 15 business days. You may also contact Colombia's Superintendence of Industry and Commerce.

11. Children

The Platform is intended for businesses and not for anyone under 18. We do not knowingly collect children's data.

12. Changes

If we change this policy, we will post the new version here with its date and, if the change is significant, we will notify you by email or in the Platform.